Microsoft Office System 2003

Parlare di Office in ogni sua singola particolarità è un compito immane, ci sarebbe da scrivere per giorni interi.
La vastità delle sue applicazioni, la possibilità di creare documenti di vario genere con la massima professionalità, costringe l'utilizzatore di tale software a studiarci sopra per settimane intere, prima di poter affermare: " Conosco in buona parte Office ".
E allora con questa opinione voglio parlarvi di un piccolo problema che sovente può capitarci quando tentiamo ( senza fortuna ) di aprire qualche vecchio file di Word creato, ad esempio, con versioni precedenti di Office !!!

Ogni volta che apriamo un documento di Office, i dati in esso contenuti vengono analizzati ed elaborati al fine di restituire la struttura del testo e le opzioni impostate al momento del salvataggio.
Qualche volta, però, il processo non avviene correttamente ed il documento appare pieno di caratteri inaspettati, scritte incomprensibiloi o con una formattazione irregolare dei paragrafi.
Errori di questo tipo si verificano più frequentemente quando apriamo file creati con versioni di Office precedenti a quella installata sul nostro PC.
Le cause non sono da attribuire al programma che ha creato il documento o al file, ma all'incompatibilità della versione più recente con funzionalità migliorate o non più supportate.

A questo punto ci si pone la domanda: " Ho perso tutto ??? "

Diciamo che per risolvere questo tipo di problemi Microsoft ha equipaggiato tutte le versioni di Office con appositi convertitori, che analizzano i dati contenuti nei documenti meno recenti e permettono di aprirli correttamente.
I convertitori, in pratica, individuano e correggono le impostazioni speciali che generano gli errori, senza richiedere il nostro intervento.
Il processo di analisi e correzione avviene quesi sempre in automatico, anche quando apriamo file recenti.
Grazie all'utilizzo dei filtri, i documenti possono quindi essere ripristinati, senza perdere il testo in esso contenuto e le relative informazioni dei paragrafi.

Quando si installa Office con le impostazioni predefinite, i convertitori più utilizzati vengono salvati nel disco rigido.
Se però i file non vengono aperti correttamente è necessario aggiungere quelli opzionali contenuti all'interno dei CD d'installazione.
Nella maggior parte dei casi è proprio Office, al momento dell'apertura di un file, che ci avvisa quando è necessario installare un convertitore.
In questo caso sullo schermo appare un'apposita finestra dalla quale possiamo avviare la procedura di installazione e portarla a termine seguendo le indicazioni di un apposito wizard.
E' utile però installare l'intera gamma di convertitori, in modo da assicurare sempre la compatibilità con i file provenienti da tutte le versioni di Office.
Questi strumenti, che sono associati ai convertitori, assicurano la compatibilità anche con le immagini nei formati grafici di Corel Draw e Word Perfect., che non sono supportate se l'installazione di Office è stata effettuata con le impostazioni predefiite.

Chiaramente i problemi maggiori si riscontrano quasi sempre con Word, per cui credo sia necessario conoscere un attimino alcune delle funzionalità avanzate di questa applicazione.
Infatti, i convertitori no sono soltanto utili per aprire file creati da versioni meno recenti, ma permettono anche di estrarre blocchi di testo da file generici non creati da applicazioni di videoscrittura.
Per utilizzare questa caratteristica dobbiamo prima accertarci che nelle opzioni di Word sia abilitata l'opzione " Conferma conversione all'aperura ", presente nella scheda " Standard " del menu " Opzioni ".
Per aprire il file che contiene il testo da recuperare, nella finestra " Apri " selezioniamo la voce " Recupera testo da qualsiasi file ", presente nel menu a tendina " Tipo file ".

Come si può installare la gamma completa dei convertitori disponibili per Office ???

Prendiamo ad esempio Office 2003.

1) Apriamo la finestra " Installazione Applicazioni ", cerchiamo Microsoft Office 2003 e clicchiamo sul relativo pulsante " Cambia ".
Nella finestra " Installazione di Microsoft Office 2003 " selezioniamo " Aggiungi/Rimuovi Caratteristiche " e facciaso clic su Avanti.

2) Mettiamo il segno di spunta sull'opzione " Personalizzazione avanzata Applicazioni " e facciamo clic su Avanti.
Cerchiamo il nodo " Caratteristiche condivise di Office " ed espandiamolo, poi cerchiamo la voce " Convertitori e filtri " e facciamo clic su di essa.

3) Dal menu a tendina selezioniamo " Esecuzione completa dal computer locale ".
Facciamo clic su " Aggiorna " per confermare la scelta.
Poi inseriamo il CD di installazione nel lettore e attendiamo il salvataggio dei convertitori nel disco rigido.

Spero che questo piccolo particolare possa essere utile a chi ha avuto un problema di questo tipo !!!

Gianluca