Microsoft Office 2003

Tutti pensano a Microsoft Office come a un potente applicativo per l'ufficio, ricco di funzioni ma un po' complesso da usare. Analizzandolo approfonditamente si scopre invece che è utilizzabile con profitto anche in ambito casalingo. Ecco come sfruttare pienamente l'ultima versione di un pacchetto storico e sempre all'avanguardia. Affermiamo la verità: il computer è ormai uno strumento indispensabile alla stragrande maggioranza delle persone. La sua introduzione ha migliorato le nostre attività e drasticamente diminuito il tempo ad essere dedicato. E ciò per tutte le operazioni più classiche come scrivere lettere, tenere la contabilità, archiviare i dati, realizzare presentazioni e gestire appuntamenti e posta elettronica. Chi
tornerebbe ad usare la macchina da scrivere o la calcolatrice?? PROPRIO NESSUNO!! Va però assicurato che se ci limitassimo ad utilizzare gli strumenti software forniti in dotazione col sistema operativo Windows, di strada non ne faremmo molta: operazioni macchinose, interfacce differenti, funzioni incomplete e incompatibilità tra le varie applicazioni e i diversi ambienti.

MICROSOFT OFFICE, UN PRESIOZO ALLEATO
Per questo motivo sono nati pacchetti integrati come Microsoft Office, un insieme di software pensati appositamente per facilitare sia il lavoro vero e proprio, che la fase di integrazione e condivisione del materiale. Spesso infatti capita di lavorare solo su parte di un progetto più complesso, a cui magari partecipando più persone, e si ha la necessità di poter condividere i risultati. Con l'introduzione di uno strumento come Office la produttività aumenta a dismisura non solo perchè al suo interno sono presenti moduli separati ma comunicanti, ma soprattutto perchè l'accesso alle funzioni è immediato, graficamente gradevole e altamente integrato. Contatti, appuntamenti, documenti, fogli di calcolo, e-mail e fax esistono su un'unica piattaforma che condivide aspetto e formato. E se i precedenti Office hanno quest'approccio, l'ultima versione 2003 è la più completa e ottimizzata. I requisiti minimi per passare a Office 2003 sono: un processore Pentium III, 128 MB di ram e circa 250 MB di spazio su disco fisso oltre i sistemi operativi Windows 2000 Service Pack 3 o XP. L'utente che già conosce Office troverà la nuova versione molto familiare, un'assoluta compatibilità con le precedenti e molte novità in termini di produttività.

OFFICE 2003, UN SALTO DI PRODUTTIVITA'
Il vantaggio di aggiornare la propria versione di Office è evidente quando si analizzano i miglioramenti e le innovazioni introdotte. Il software principale del pacchetto, Microsoft Word 2003, dà la possibilità di bloccare la modifica e la formattazione dei documenti, consentendo solo ai revisori con i relativi permessi di apportare aggiustamenti al testo. Introduce inoltre la gestione dei commenti e la nuova visualizzazione Layout Lettura, che ottimizza il documento per la lettura su schermo grazie a testo più grande, righe più brevi e pagine perfettamente adattate allo schermo. Non manca poi il supporto di penne elettroniche sui TablePC per convertire la scrittura a mano libera in testo. Microsoft Outlook 2003, per la posta elettronica, è dotato della funzione per il download delle sole intestazioni dei messaggi di posta elettronica, il blocco della posta contenente virus, il salvataggio delle ricerche più frequenti e i filtri anti-spam. L'organizzazione degli eventi, già presente nella versione XP, viene migliorata e potenziata rendendo il programma un vero centro di coordinamento delle attività lavorative. Anche Microsoft Excel 2003 migliora nella gestione delle macro e delle funzioni statistiche, per un'analisi molto più accurata dei dati. In più il supporto nativo del formato XML permette una standardizzazione dei dati dinamici. E non vengono dimenticati Power Point e Acces, anch'essi nella nuova veste 2003, che tra le altre cose introducono rispettivamente il salvataggio di presentazioni indipendenti su CD e una completa gestione di report ed errori. Una novità e InfoPath 2003, strumento pensato per ottimizzare e semplificare il processo di raccolta delle informazioni aziendali e in grado di ridurre i tempi di pianificazione.

STRUMENTI PER IL LAVORO CONDIVISO
Vengono poi aggiunti strumenti per migliorare il lavoro congiunto di più persone, come il riquadro attività "Area di lavoro condivisa", integrato nei software del pacchetto. Si possono così condividere gli allegati, verificare quali colleghi sono on line e quali file sono stati aggiornati, ed essere avvisati via mail se qualcosa cambia. Anche dal punto di vista della sicurezza i miglioramenti sono notevoli grazie al ripristino dei file in uso al momento di un crash, al supporto della firma digitale e alla gestione di diversi livelli di protezione. Ma Office non si ferma qui: l'aggiornamento automatico dei moduli consente di ottimizzare quotidianamente gli strumenti e il proprio lavoro, evitando all'utente ripetitive operazioni manuali.ALLORA COME CAMBIA IL MODO DI LAVORARE:

[GESTIONE DELLA POSTA ELETTRONICA]

-A mano: Senza posta elettronica, la maggior parte del tempo si passa al telefono o nei pressi del fax. Senza considerare la scomodità della posta cartacea;

-Precedenti versioni: Outlook permette la gestione della posta elettronica off-line, rendendola rapida, archiviabile ed estremamente economica;

-Office 2003: Organizzazione della propria corrispondenza, di appuntamenti, contatti e rapida condivisione dei documenti, compresa la sincronizzazione con notebook e PDA.[LAVORO DI GRUPPO E CONDIVISIONE DEI PROGRESSI]

-A mano: Riunioni, fotocopie, realizzazioni di brief, comunicati, spostamenti da un ufficio all'altro e molte telefonate;

-Precedenti versioni: Spedizioni dei documenti per conoscenza a tutti i colleghi, riunioni per decidere e analizzare le modifiche, rischio di ottenere documenti non aggiornati;

-Office 2003: Aree di lavoro centralizzati in rete in cui condividere in tempo reale le modifiche su file, attività e contatti. Gestione di copie locali e copie condivise.

[SINCRONIZZAZIONE DEI DATI]

-A mano: Continui contatti telefonici e/o riunioni per fare il punto della situazione e analizzare il procedere il progetto;

-Precedenti versioni: Controllo periodico manuale degli aggiornamenti dei file e delle attività condivise dal gruppo di lavoro;

-Office 2003: Avvisi automatici via e-mail di modifiche e di aggiornamenti sui file condivisi.
[GESTIONI CALENDARI ED EVENTI]

-A mano: Calendario e bacheca comuni. Distribuzione di circolari, necessità di un'agenda cartacea personale da portare sempre con sé;

-Precedenti versioni: Contatti via e-mail e stesura di un calendario comune con la raccolta delle disponibilità di ciascun membro;

-Office 2003: Gestione e condivisione centralizzata di calendari, agende ed eventi con informazioni dirette sulla disponibilità dei membri del gruppo. Perfetta pianificazione.

[CREAZIONI DOCUMENTI]

-A mano: Se un documento viene modificato, deve essere portato dal revisore che lo rilegge completamente ogni volta;

-Precedenti versioni: Il documento passa per più mani rapidamente ma con il rischio di correzioni indesiderate e modifiche errate o non aggiornate;

-Office 2003: Blocco dei documenti Word in modifica sia per i contenuti che per la formattazione. Gestioni dei permessi per la modifica totale o di parte dei documenti.
[CONTROLLO E SICUREZZA]

-A mano: Gestione della sicurezza poco oculata. Documenti accessibili a chiunque e poco controllati;

-Precedenti versioni: Protezione dei documenti elettronici riservata all'utente;

-Office 2003: Funzionalità IRM per la protezione delle informazioni. Gestioni della scadenza dei documenti, dei modelli riservati, delle firme digitali, dei permessi per copia, inoltro e stampa.

[RICERCA DI INFORMAZIONI]

-A mano: Consultazione degli archivi cartacei, volumi, telefonate a colleghi e clienti, attesa di fax e documenti;

-Precedenti versioni: Apertura del browser e gestione risorse per la ricerca di file e informazioni su supporti e ambienti differenti;

-Office 2003: La funzione Riquadro Ricerche, accessibile da ogni modulo del pacchetto, può includere archivi elettronici in rete, dizionari, sinonimi, siti di ricerca in linea e informazioni proprietarie delle aziende.
[REALIZZAZIONE DI PRESENTAZIONI]

-A mano: Creazione di cartonati o stampa di lucidi con impiego di lavagne luminose da utilizzare a mano in modo poco efficace;

-Precedenti versioni: Realizzazioni di presentazioni animate da visualizzare sui monitor o masterizzare manualmente su CD. Per la riproduzione occorre la presenza del software;

-Office 2003: E' possibile masterizzare un CD con la per la presentazione e tutti i dati riproducibile senza software di supporto. Inoltre sono garantiti molti nuovi formati multimediali più leggeri ed efficaci.

Ecco un confronto tra il passato e il presente di OFFICE!!